Por que deixamos sempre as pequenas tarefas para depois

Por Mark Johanson
BBC Worklife

(Freepik)

Pode ser um simples e-mail para um colega de quem você não gosta. Talvez alguma burocracia; um pequeno ajuste em uma planilha ou uma nota fiscal que precisa ser arquivada. Quem sabe um breve telefonema para o seu chefe — algo que vai levar apenas um minuto e, ainda assim, de alguma forma, por algum motivo, você continua adiando.

Se leva apenas cinco minutos, você acaba se perguntando: por que diabos você não fez? Você perde tempo pensando em como isso é irritante — mas é claro que isso não resolve.

Em vez disso, a tarefa continua lá, e o que era um item minúsculo da lista de pendências se transforma em uma irritação constante completamente desproporcional aos recursos necessários para concluí-la de fato.

Pequenas tarefas tendem a ocupar uma quantidade extraordinariamente grande de espaço em nossas mentes. No entanto, há maneiras simples de reduzi-las ao tamanho normal, algo que começa com entender como permitimos exatamente que se tornem tão grandes.

Sendo assim, ao reformular nossa abordagem em relação às tarefas, mudar nossa resposta emocional e praticar alguma autocompaixão, podemos trabalhar no sentido de concluir os pequenos itens da lista de tarefas que nos consomem.

Por que pequenas tarefas se tornam monstruosas

Em sua essência, a procrastinação envolve o adiamento voluntário de uma tarefa pretendida, apesar da expectativa de piorar a situação ao fazer isso, explica Fuschia Sirois, professora de psicologia da Universidade de Sheffield, na Inglaterra.

"Você tem todo tipo de gente dizendo que (procrastinação) é bom para isso ou bom para aquilo, mas embutido na definição está que nenhuma forma de procrastinação é boa para você."

Pessoas que procrastinam cronicamente tendem a ter níveis mais altos de estresse, padrões de sono insatisfatórios e perspectivas de emprego piores, especialmente quando se trata de ser promovido para funções em que a autonomia e a tomada de decisões são necessárias.

No caso da saúde mental, a procrastinação também está ligada à depressão e ansiedade. Da mesma forma, pode prejudicar os relacionamentos, porque, quando procrastinamos, acabamos não honrando compromissos com outras pessoas.

É fácil entender por que procrastinamos em tarefas grandes; elas podem ser assustadoras ou mentalmente desgastantes e requerem muito tempo, energia e dedicação. Por outro lado, tarefas pequenas podem levar a uma forma particularmente incômoda de procrastinação.

Sirois diz que não procrastinamos em relação a elas porque escapam da nossa mente; em vez disso, fazemos uma escolha consciente e intencional de adiar algo que possa despertar dúvidas, insegurança, medo ou sentimentos de incompetência.

Pode ser algo tão simples como preencher uma papelada com a qual você não está familiarizado, trocar o cartucho de tinta da impressora quando você não sabe como, ou algo um pouco mais capcioso, como escrever um e-mail curto para um colega quando está com medo da resposta dele.

E embora muitos acreditem que procrastinar tarefas como essas tem a ver com mau gerenciamento de tempo, Sirois diz que se trata, na verdade, de gerenciamento de estado de espírito. 

"Procrastinadores não são essas pessoas preguiçosas e despreocupadas que apenas falam 'que se dane, eu realmente não me importo'", afirma. "Eles são, na verdade, muito autocríticos e se preocupam bastante com sua procrastinação."

Essa preocupação permanece em suas mentes e esgota seus recursos cognitivos, reduzindo sua capacidade de resolver problemas. E os faz pensar: o que há de errado comigo? Por que não posso simplesmente fazer essa pequena coisa?

E então eles começam a ruminar sobre a tarefa, aumentando os sentimentos negativos em relação à mesma e dificultando sua capacidade de vê-la racionalmente pelo o que realmente é.

"Então, você tem essa coisinha, em relação à qual você tem um pouco de incerteza, e agora ela está se transformando em uma coisa enorme com todo esse medo, incerteza e pavor", explica Sirois.

"Simplesmente se torna uma coisa monstruosa — um montinho de terra que agora é uma montanha."

Outra razão pela qual as pequenas tarefas podem se acumular é que muitas vezes não possuem as mesmas estruturas e prazos rígidos que as tarefas maiores contemplam; você acha que pode simplesmente encaixá-las em algum momento ao longo do dia.

Portanto, é mais fácil ter uma reação de fuga porque, diferentemente das grandes tarefas, às quais reservamos uma parte do tempo para resolver, não há nada que te leve a realizar pequenas tarefas imediatamente.

Como lidar com as pequenas tarefas

Mas então como nos motivamos para enfrentar uma tarefa que tememos? Timothy Pychyl, professor de psicologia da Carleton University em Ottawa, no Canadá, e autor de Solving the Procrastination Puzzle, diz que muitas vezes a motivação acompanha a ação.

Portanto, se você simplesmente fizer algo imediatamente, sem primeiro parar para pensar sobre por que não quer fazer aquilo, talvez seja preferível no longo prazo.

"Da próxima vez que você sentir que todo o seu corpo está gritando: 'Eu não quero, não estou com vontade', pergunte-se: Qual é a próxima ação que eu precisaria realizar para esta pequena tarefa se eu fosse fazer", sugere.

"O que acontece é que você está desviando sua atenção de suas emoções para a ação."

O consultor de produtividade americano David Allen, autor de Getting Things Done, chama isso de regra de dois minutos — se uma tarefa leva menos de dois minutos, o tempo gasto para adicioná-la à sua lista de pendências excederá o tempo que leva de fato para concluir a tarefa imediatamente. Então, em vez de programar, apenas se jogue nela.

Essa mentalidade pró-ativa pode te ajudar a contornar a ruminação desnecessária.

Um estudo conduzido por Pychyl com estudantes universitários mostrou que, uma vez que eles realmente começavam uma tarefa, a consideravam muito menos difícil e estressante do que quando estavam procrastinando em relação à mesma.

"Trata-se de reconhecer que as coisas estão sendo influenciadas por seu estado emocional", explica.

Segundo ele, trabalhar para reduzir sua resposta emocional vai ajudar a gerenciar melhor as pequenas tarefas.

"Adiamos muitas pequenas coisas, e elas se tornam grandes em nossas mentes porque sofremos o sequestro da amígdala", explica ele, se referindo a uma resposta emocional imediata desmedida em relação ao que a desencadeou de fato.

"Temos uma reação negativa no momento em que pensamos na tarefa, e isso tende a se retroalimentar."

Outro truque para lidar com tarefas menores é incorporá-las em outras maiores.

"Tente encontrar um espaço em que a tarefa se encaixe em sua rotina normal", sugere Pychyl, observando que ele aspira a casa durante os 15 minutos que leva para sua aveia cozinhar todas as manhãs.

Isso não apenas ajudará a evitar qualquer sensação de perda de tempo durante a tarefa, como você também usará o estímulo externo da tarefa maior para mascarar quaisquer reações negativas que possa ter em relação à tarefa menor.

Praticando autocompaixão

Sirois explica que temos memória das respostas emocionais que desencadearam a procrastinação no passado.

"Se você está se lembrando de uma emoção negativa, uma maneira de dissipá-la e voltar à realidade é começar a pensar em como você pode ressignificar a tarefa", diz ela. Você pode, por exemplo, olhar para a tarefa como uma oportunidade de aprender uma nova habilidade.

"Se você puder dar um curto-circuito logo no início, ressignificando (a tarefa) — talvez para algo que possa ser divertido ou agradável — isso é muito importante", observa.

Outro truque quando algo é simplesmente enfadonho ou monótono é "mudar as lentes que você coloca quando está visualizando a tarefa" para ajudar a diminuir os sentimentos negativos, mudando sua perspectiva emocional desde o início. "Parece um pouco bobo", acrescenta ela, "mas na verdade é muito poderoso."

Tanto Pychyl quanto Sirois afirmam que é importante não nos punirmos muito, especialmente devido ao estresse adicional da pandemia. Afinal, embora toda procrastinação seja um adiamento, nem todo adiamento é uma procrastinação.

"Adiar faz parte da vida", observa Pychyl. "Posso deixar as coisas para depois e não é nenhum tipo de falha moral; faz parte do meu raciocínio prático" de priorizar uma coisa em detrimento de outra.

Se você se pegar procrastinando, ambos dizem que um pouco de autocompaixão pode ser o segredo para voltar ao eixo.

Pychyl foi o autor de um estudo que mostrou que pessoas que se perdoavam procrastinavam menos no futuro diante da mesma tarefa em relação à qual haviam se perdoado. Já Sirois liderou uma pesquisa sobre como o aumento da autocompaixão pode ser particularmente benéfico para reduzir o estresse associado ao adiamento de tarefas.

"Assim que pararmos de nos culpar", diz Sirois, "será mais fácil cair na real novamente."

Leia a versão original desta reportagem (em inglês) no site BBC Work Life.